机关办公一再提速的要求，使传统印刷在一定意义上显得过于缓慢，不能满足机关快捷的要求。自从有了数码印刷机，现在机关无纸化办公系统越来越完善，有些机关单位在很大的程度上实现了机关网络办公，许多公文的印刷份数越来越少，通常只有十几份，几十份，仅起到存档、备案的作用，与此同时，许多部门、科室小范围内的学习材料、汇编的印制却呈上升趋势，出于保密的需要，这又使机关印刷厂增添了许多活源，但它们也有一个特点：版数多，份数少。数码印刷机就是在这种情况下进入了机关印刷厂，经过几年的发展，终在机关印刷厂已经成为常备设备。

使用数码印刷机主要的就是可以提高生产效率，解放劳动力。

　　数码印刷机一张起印、立等可取的好处人人皆知，更重要的是它在很大程度上体现了科技以人为本的理念，提高了机械化程度，减轻了人工体力付出。原来印一件200份、200页的材料，至少要有十几个人参与印前排版、制版、印刷、装订，现在只要两三个人就能轻松完成。在拥有这些数码印刷设备之前，有些单位每年的“人代会”、“政协会”都需要集体加班，几天不能回家。而现在有了数码印刷机就可以轻松应对，除留几个人加班外，其他人都能实现和平时一样的正常上下班。印刷的印件数量，基本上数码印刷与传统印刷平分秋色。

数码印刷机强大的复印功能使人们非常满意，在复印方面人性化的设计大大出乎意料，感觉上似乎只有想不到的效果，没有它做不到的。而偏重于打印的机型在此方面的功能相对较弱，只能用各有千秋来形容。对于机关印刷厂经常会遇到的套头套章问题也能轻松搞定。只要买一台双色复印机，将文件头、章对准位置，把数码印刷机印出的印件放在纸盒里，一按键，就可以了。没有必要再到胶印机上套，也就不会出现数码印刷机印出的印品到胶印机上起皱褶的问题了。

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